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Comprovante de ponto: PDF ou impresso? – Entenda como deve ser o comprovante de ponto após mudanças da portaria 671

O registro e controle da jornada de trabalho é uma obrigatoriedade, que empresas que possuem mais de 20 funcionários devem seguir. Pensando nisso, é importante dizer que existem algumas regras que precisam ser respeitadas, e a emissão do comprovante de ponto é uma delas.

O comprovante de ponto é um documento importante para o trabalhador, pois, pode servir como prova em casos de processos judiciais, onde exista algum tipo de contestação que envolva a jornada de trabalho.

Além disso, com esse tipo de comprovante as empresas também conseguem acompanhar de perto a jornada dos seus trabalhadores, principalmente quando esse controle é feito por meio de folha de ponto digital, uma opção possível e regulamentada pela portaria 671.

Apesar de a emissão do comprovante de ponto ser algo obrigatório, esse procedimento ainda gera dúvidas, tanto nos profissionais de RH, como nos trabalhadores, principalmente hoje em dia, que muitos sistemas de ponto são digitais, e não emitem mais comprovantes físicos de ponto.

Para esclarecer as principais dúvidas a respeito de como deve ser emitido o comprovante de ponto, e a quais regras o RH deve se atentar, falaremos neste conteúdo sobre os seguintes assuntos relacionados ao tema:

O que é comprovante de ponto?

O comprovante de ponto é um documento emitido após o registro de ponto do trabalhador, e como o próprio nome já diz, serve como comprovante de presença.

O documento é normalmente disponibilizado para os colaboradores assim que a marcação do ponto é realizada, e esse comprovante de ponto do trabalhador pode ser um ticket impresso ou um arquivo eletrônico.

O tipo de comprovante de ponto, geralmente varia conforme a categoria de equipamento utilizado para o controle de jornada dos colaboradores. Mas, essa emissão é essencial, para que assim como a empresa, os trabalhadores também tenham algum tipo de documento comprobatório do cumprimento das suas jornadas de trabalho.

É obrigatório emitir comprovante de ponto?

Algumas pessoas ainda têm dúvidas sobre ser ou não obrigatório, mas é importante deixar claro que, a empresa é obrigada a fornecer comprovante de ponto aos trabalhadores.

A lei do ponto eletrônico é regida primeiramente pelo artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), onde está previsto que estabelecimentos com mais de vinte trabalhadores são obrigados a registrar o ponto dos funcionários, podendo esse registro acontecer de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Além disso, no § 2º do artigo 74 da CLT, também fica explicita a obrigatoriedade da geração de um comprovante de ponto, que serve como documento de cumprimento da jornada dos colaboradores.

Essa obrigatoriedade também foi citada nas Portarias 1510 e 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que atualmente estão unificadas na Portaria 671, como veremos com mais detalhes ao longo deste conteúdo.

Para que ele serve?

O comprovante de ponto é um documento muito importante, tanto para os trabalhadores, como para os empregadores.

Esse documento deve ser bem guardado, pois pode ser uma prova em casos de processos trabalhistas que envolvam horários de jornada de trabalho.

Mas, além do comprovante de ponto ser uma prova, ele também pode auxiliar o RH a entender a produtividade dos trabalhadores, assim como auxilia na identificação de colaboradores que estejam fazendo muitas horas extras, ou trabalhando de menos.

O que diz a lei sobre o comprovante de ponto?

Como vimos, a obrigatoriedade da emissão do comprovante de ponto, já era discutida desde a publicação das Portarias 1510 e 373 do MTE.

A Portaria 1510 foi a primeira que trouxe regras para a implementação do REP (Registro Eletrônico de Ponto), e consequentemente a necessidade de emissão de comprovante de ponto, sendo as principais exigências:

A instalação de um SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto), para tratar e armazenar dados e imprimir relatórios;
O registro de ponto com emissão de comprovante de durabilidade de 5 anos;
Um sistema com visor de horas, minutos e segundos;
Alguma forma de armazenamento de dados – MRP (Memória de Registro de Ponto) e MT (Memória de Trabalho);
Dispor de mecanismo de impressão interno, com bobina.
Dentre outros pormenores ligados ao aparelho de registro de ponto.

Para complementar e melhorar essas regras, a Portaria 373 fez alguns ajustes na portaria anterior, e também criou outras regras, sendo as principais:

A não obrigatoriedade de um relógio de ponto com impressora e bobina interna;
A proibição de restrições à marcação de ponto;
A proibição de marcação automática de ponto
Dentre outros pormenores.

Ambas as regras agora estão consolidadas pela portaria 671, como veremos mais adiante.

Antes, contudo, devemos falar sobre a  Lei 13.874/19, conhecida como Lei da Liberdade Econômica, também tem alguns apontamentos sobre o registro de ponto e a impressão de comprovante de ponto eletrônico, onde, as principais pontuações se referem a:

A permissão de registro de ponto por exceção, uma prática que se tornou permitida, desde que respeitando acordos individuais ou coletivos.
A impressão do comprovante de ponto eletrônico deixou de ser obrigatória, mas é importante que o empregador possua um sistema de controle de ponto eficiente, que permita o acesso às informações de registros e comprovantes de pronto, quando necessário.

Artigos 79 e 80 da portaria 671

As regras mais recentes a respeito da impressão de comprovante de ponto, dizem respeito à Portaria 671, onde, diversas regras das portarias 1510 e 373 foram unificadas.

Nela constam todos os pormenores a respeito do controle de jornada de trabalhadores, e a maneira correta de utilizar equipamentos e sistemas de controle de ponto, como REP-P, REP-A e REP-C.

Nos artigos 79 e 80 da portaria, estão descritas as principais regras, com detalhes de como deve ser feita a emissão de comprovantes de ponto, onde fica claro que sistemas REP-C e REP-P devem emitir ou disponibilizar o comprovante de ponto do trabalhador: “que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizada pelo empregado.”.

Apenas para conhecimento: REP significa Registrador Eletrônico de Ponto, REP-C corresponde ao Registrador Eletrônico de Ponto Convencional, e REP-P significa Registrador Eletrônico de Ponto por Programa. Existe também o REP-A, que corresponde ao Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, regulamentado na nova portaria 671.

Como deve ser o comprovante de ponto

Com o passar dos anos, e muitas mudanças nas leis trabalhistas, a maneira como o registro de jornada, e também o formato de emissão da comprovação de ponto, foram se modificando, mas, uma coisa não mudou, o comprovante de ponto continuou sendo obrigatório.

Mas, quais são as informações que devem estar contidas em um comprovante de ponto do trabalhador? Confira a seguir.

Comprovante impresso

De acordo com o artigo 79, da portaria 671, um comprovante de ponto deve conter minimamente as seguintes informações:

Cabeçalho com o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
Número Sequencial do Registro – NSR;
Identificação completa do empregador, contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
Endereço do local onde o trabalhador presta serviço, ou está vinculado;
Identificação do trabalhador, com nome completo e CPF;
Data e horário do registro do ponto;
Modelo e numeração de fabricação do REP-C, ou, número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, caso o registro seja via REP-P;
Assinatura eletrônica, para comprovantes impressos.

Comprovante de ponto eletrônico (PDF)

Conforme o artigo 80, da portaria 671, o comprovante de ponto eletrônico pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico, e, quando esse comprovante estiver no formato eletrônico, será necessário que ele:

Esteja no formato Portable Document Format – PDF;
Possua assinatura eletrônica;
Seja disponibilizado ao trabalhador, após cada marcação em sistema eletrônico;
A disponibilização dos comprovantes ao trabalhador devem ser feitas sempre, no máximo 48 horas após cada registro de ponto.

Dúvidas comuns sobre comprovante de ponto

Boa parte das empresas já aderiram ao controle de ponto online, mas, muitas corporações ainda utilizam sistemas de ponto que emitem comprovantes de ponto para o trabalhador. Por isso, é fundamental saber por quanto tempo e o motivo de ser necessário armazenar esses comprovantes.

Pensando nisso, a seguir respondemos algumas dúvidas frequentes, que profissionais têm a respeito da necessidade de guardar o comprovante de ponto. Confira.

É necessário guardar o comprovante de ponto por quanto tempo?

Uma das muitas regras para sistemas que registram o ponto eletrônico dos trabalhadores, é que o REP deve imprimir comprovantes que durem no mínimo 5 anos. Sendo assim, o ideal é que o trabalhador guarde esses comprovantes também pelo período de 5 anos.

O comprovante de ponto impresso deve ser guardado com cuidado, evitando locais de altas temperaturas, úmidos ou a exposição a luzes ultravioletas e fluorescentes, pois, esses fatores podem danificar o comprovante e as informações nele contidas.

Porém, com os sistemas de controle de ponto que emitem comprovante de registro de ponto PDF, fica muito mais fácil o armazenamento, já que os profissionais podem guardar essas informações em um pen drive, ou pasta de armazenamento na nuvem.

E se o registrador não emitir o comprovante de ponto?

Ter acesso ao comprovante de ponto é um direito do trabalhador, por isso, se por conta de alguma circunstância, o sistema de registro de jornada do colaborador não emitir o comprovante de ponto, o funcionário pode informar isso ao seu superior, ou, diretamente ao RH, solicitando uma segunda via do mesmo.

Todo colaborador deve ter acesso ao comprovante de ponto, e, sempre que esse documento for solicitado, deve ser fornecido o quanto antes pelo empregador.

Conheça o PontoTel, uma opção de ponto online

Para quem não sabe, o ponto online é uma plataforma que não depende do REP, ou seja, se trata de um sistema digital que pode ser utilizado por meio de um computador ou aplicativo de celular.

Com o avanço da tecnologia, e a necessidade das empresas se tornarem mais sustentáveis e ágeis, muitos negócios têm adotado o uso do ponto online, e, dentre as várias opções disponíveis no mercado, existe o sistema PontoTel, que possui um software de ponto online com diversos recursos seguros e eficientes.

O sistema do PontoTel proporciona uma gestão mais inteligente de ponto, e proporciona uma transformação visível ao RH, e, com essa plataforma as empresas:

Reduzem a folha de pagamento em até 30%;
Reduzem passivos trabalhistas;
Reduzem a emissão de papéis desnecessários;
E diferenciam-se com a tecnologia de um sistema de ponto online.

Veja a seguir como o ponto eletrônico online do PontoTel pode auxiliar sua empresa, com uma emissão de comprovantes de ponto menos burocrática e totalmente digital.

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, entendemos que a emissão do comprovante de ponto é algo obrigatório, e toda empresa com mais de 20 colaboradores deve saber administrar a jornada de seus funcionários, e também emitir o comprovante, seja ele em papel, ou digitalmente, por meio de um PDF.

As regras a respeito do comprovante de ponto mudaram com o passar dos anos, e o que antes só podia ser feito em papel, hoje pode acontecer digitalmente, facilitando o acesso do RH e também dos colaboradores às informações de ponto.

Ainda assim, é muito importante que o RH esteja ciente de todas as regras sobre a emissão do comprovante de ponto, sempre acompanhando as mudanças nas portarias, pois, como vimos, o que diziam as portarias 1510 e 373 já não vale mais, sendo importante considerar as normas da nova portaria 671.

Conseguiu esclarecer suas dúvidas sobre a emissão de comprovante de ponto? Esperamos que sim!

Se você gostou desse texto, temos certeza que também vai se interessar por outros artigos em nosso blog. Não deixe de conferir!

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Fonte: PontoTel

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