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Análise de causa raiz veja quando utilizar e como realizar!

A análise de causa raiz é uma estratégia que pode ser aplicada nos mais variados locais e situações, para a identificação eficiente de problemas e também de causas para esses problemas.

Essa estratégia pode ser aplicada no dia a dia de pessoas físicas e jurídicas e, com o auxílio de várias ferramentas, ajuda a entender a causa raiz de problemas, que podem surgir das mais variadas situações.

Se você atua no RH de uma empresa, ou tem um pequeno negócio que frequentemente enfrenta problemas, e está buscando maneiras de evitá-los, talvez conhecer um pouco mais sobre como funciona a análise de causa raiz seja para você.

Aqui você aprenderá:

Aproveite o aprendizado!

O que é análise de causa raiz?

Análise de causa raiz, também conhecida em inglês como root cause analysis, ou por seu acrônimo RCA, é um termo que descreve diversos métodos de solução de problemas, utilizados para identificar a causa raiz de uma não conformidade.

Essa análise tem origem no gerenciamento da qualidade total (TQM), uma metodologia de gestão que visa a satisfação de cliente e processos, visando sempre melhorias contínuas e estimulando a cultura de qualidade.

Para simplificar esse entendimento, podemos dizer que uma causa raiz é uma provável solução para uma questão. Veja exemplos simples:

um diagnóstico médico é uma análise de causa raiz para uma doença;
levar um veículo no mecânico é uma RCA para quando o carro apresenta um problema mecânico desconhecido;
a definição de uma demissão por justa causa é uma análise de causa raiz de alguma situação não coerente de um profissional no ambiente de trabalho, e assim sucessivamente.

Toda tomada de decisão parte de uma análise que observa a causa raiz, para então definir uma possível solução de um problema ou situação. Isso acontece no dia a dia, tanto em casa como no trabalho e diariamente, em que realizamos inúmeras análises de causa raiz para determinarmos soluções.

Portanto, para que não restem dúvidas sobre o que é RCA, definiremos da seguinte forma: análise de causa raiz é a causa real de um problema específico ou de um conjunto de problemas.

Por que usar uma análise de causa raiz?

A análise de causa raiz é uma prática comum e frequentemente adotada para ajudar pessoas a identificar o motivo de problemas.

Na prática, a análise de causa raiz pode ser aplicada para o benefício de diversas ações, como:

Definição de problemas;
Levantamento de possíveis causas de problemas;
Classificação das possíveis causas em causas reais de problemas;
Identificação de possíveis soluções para os problemas;
Escolha e implementação de soluções para problemas;
Análise de resultados.

O primórdio da análise de causa raiz é mostrar que ao rastrear as ações que dão origem a um problema, torna-se muito mais fácil tomar atitudes para que o mesmo não se repita.

Essa prática é muito utilizada, principalmente por empresas, que veem o RCA como uma maneira de identificar suas falhas, e até uma estratégia para entender melhor o que estimula ou desestimula profissionais.

Descubra como desenvolver um ambiente colaborativo na sua empresa e quais as vantagens.

Quando você deve realizar uma análise de causa raiz?

É indicado que a análise de causa raiz seja feita sempre que uma situação não correr como o esperado. Ou seja, toda vez que um problema acontecer, seja ele grave ou não, é importante conseguir determinar seus motivos e possíveis soluções para o mesmo.

Essa análise pode ser necessária considerando cinco fatores importantes nos negócios, sendo eles:

Saúde e segurança: a fim de analisar e determinar problemas ligados a saúde e segurança dos trabalhadores.
Qualidade e operação: a fim de controlar questões relacionadas à qualidade de um serviço oferecido, assim como as operações envolvidas nisso.
Processo: de modo a identificar gargalos nos processos de um negócio, sejam eles relacionados ao ambiente ou não.
Manutenção: a fim de analisar e corrigir falhas em equipamentos de trabalho.
Sistemas: para identificar falhas de sistema ou desatualizações.

Esse tipo de análise auxilia negócios a determinarem os motivos de situações atípicas, como furtos no ambiente de trabalho, ou discussões entre equipes, ou até mesmo o que estimula faltas, atrasos e desmotivação entre seus colaboradores e muito mais.

Ferramentas mais utilizadas para análise de causa raiz

Saber analisar problemas, assim como conseguir determinar a causa raiz de uma não conformidade, é uma estratégia tanto pessoal, quanto profissional, que estimula acertos e auxilia pessoas e negócios a sempre aperfeiçoarem suas decisões.

No âmbito da alta gestão, saber realizar análise de causa raiz é um modo de sempre entender quais métodos são bem sucedidos, não só no gerenciamento de pessoas, mas também nas estratégias de mercado como um todo.

Sendo assim, a existência de várias ferramentas para a realização da análise de causa raiz é bastante óbvia, afinal, quanto mais métodos puderem ser utilizados para auxiliar na análise de resultados de pessoas e estratégias, melhor para os gestores, que identificarão e aplicarão soluções para problemas com mais eficiência.

Confira a seguir alguns desses métodos utilizados na aplicação da análise de causa raiz.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também chamado de “Diagrama de Causa e Efeito” ou “Diagrama Espinha de Peixe”, é um gráfico utilizado para mapear as causas raiz de um problema.

Esse tipo de gráfico permite agrupar e visualizar diversas causas consideradas a origem de um problema ou de uma oportunidade de melhoria para um processo, além de seus efeitos e resultados.

A construção de um Diagrama de Ishikawa segue a seguinte estrutura:

Determinação do problema que será analisado;
Levantamento de informações sobre o problema;
Realização de um brainstorming sobre o problema com a equipe, para definir possíveis causas para o mesmo;
Agrupamento das principais causas do problema, considerando as 6M’s;
Proposição de soluções para as causas levantadas para o problema.

Para conhecimento: 6M’s são seis categorias definidas para determinar e analisar o Diagrama de Ishikawa, sendo elas: método, máquina, medida, meio ambiente, material e mão de obra.

Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto, também chamado de “gráfico de Pareto”, é composto por um conceito que permite aos gestores identificarem e selecionarem itens responsáveis por melhorar os resultados de processos, considerando o princípio 80/20.

80% dos resultados são causados por 20% dos fatores, em outras palavras, podemos dizer que 80% dos problemas podem ser resolvidos tratando 20% das causas.

O Diagrama de Pareto costuma ser composto por um gráfico de barras, onde ficam organizadas as ocorrências de problemas em ordem decrescente. A visualização desses problemas permite que o gestor determine quais perdas futuras podem ser eliminadas, já que muitos problemas podem ter a mesma motivação.

Aplicação dos 5 Porquês

Além das ferramentas apresentadas acima, uma das técnicas mais utilizadas na análise de causa raiz é a abordagem chamada cinco porquês, também conhecida como “abordagem da criança chata”.

Essa técnica impõem que a cada pergunta iniciada com o termo “por que”, uma nova pergunta, ainda mais aprofundada sobre o assunto seja feita. Esse método deve se repetir por no mínimo cinco vezes, até chegar no máximo de soluções, para que assim a análise de causa raiz se torne mais detalhada.

Veja um exemplo de como a aplicação dos 5 porquês pode ser realizada:

Por que o funcionário faltou? — Por algum problema de saúde, ou por outro motivo.
Por que ele não avisou? — Por não ver necessidade de avisar.
Por que ele não viu necessidade de avisar? — Por outros funcionários já terem feito o mesmo.
Por que outros funcionários já faltaram sem avisar? — Por não respeitarem as regras.
Por que não respeitaram as regras da empresa? — Pois o líder nunca impôs essa obrigação de avisar.

Com essas cinco perguntas, pode-se observar que, apesar de existir a regra sobre o aviso de faltas com antecedência, os funcionários não costumam o fazer, já que o líder não impunha sua liderança, apontando um possível motivo para o problema das faltas frequentes e sem aviso na empresa.

Quais são os benefícios de utilizar RCA?

Existem muitos benefícios em utilizar uma técnica que auxilia na identificação de problemas e suas causas, principalmente para os negócios, por isso, podemos afirmar que ao utilizar RCA, é possível notar benefícios como:

Identificação de problemas na corporação;
Identificação de necessidades atuais e futuras;
Utilização de dados, para a implementação de soluções para problemas;
Aplicação de estratégias analíticas no ambiente de trabalho;
Alinhamento de todas as estratégias e discussões da empresa;
Padronização de rotinas para que metas sejam realmente alcançadas, evitando mais problemas;
Avaliação constante de processos internos e externos do negócio;
Economia de recursos dispensados a problemas, que, ao serem analisados podem ser evitados; dentre outros benefícios.

Principais desafios de uma análise de causa raiz

Apesar de ser aparentemente simples, a análise de causa raiz pode ser desafiadora, principalmente se tratando da identificação de problemas, que podem causar prejuízos não só para os negócios.

Sendo assim, é fundamental observar a necessidade de um treinamento sobre RCA, e também alguns desafios que podem surgir quando o assunto está ligado à solução de problemas. Veja alguns desses abaixo.

Equipes mal montadas

Muitas vezes um problema pode ser causado por um erro de organização de equipe e não pela aplicação errada de processos, e isso também pode ser notado por meio de uma análise de causa raiz.

Se a RCA aponta muitas divergências entre profissionais de uma mesma equipe, muito provavelmente o problema não envolva apenas métodos, mas a união da equipe, fator que precisa ser observado com cuidado.

Envolver muitos participantes

Nem sempre uma análise de causa raiz precisa ser realizada com toda a empresa, principalmente quando é notado que existe um problema localizado, em uma equipe ou setor específico.

Não faz sentido mobilizar uma grande análise RCA, se uma pesquisa menor pode resolver o problema, e isso é uma observação que deve ser feita pelo líder de equipe, ou por uma análise de resultados por setores.

Não possuir uma visão clara de todas as causas que geraram o problema

Como pudemos observar, existem diversas ferramentas que auxiliam o RH e os líderes de equipes a definirem um problema, ou vários. E, nem sempre, um problema fica claro com a aplicação de uma única ferramenta.

Por isso, quando necessário, é importante que se verifique a necessidade de aplicação de mais de uma ferramenta de RCA, para que a solução do problema seja sempre clara.

Falta de uma cultura de apoio a resolução de problemas

De nada adianta realizar uma análise de causa raiz e não aplicar as mudanças necessárias na estrutura do negócio.

Essa prática visa a melhoria de processos de maneira geral, e isso pode afetar recursos, equipes, produtos e até clientes. Portanto, não basta apenas realizar a análise RCA, é imprescindível que os resultados obtidos gerem soluções reais.

Conclusão

Neste conteúdo foi possível entender como a análise de causa raiz pode auxiliar pessoas e negócios a identificarem seus problemas e soluções eficientes para eles, de modo a evitar desperdícios de recursos, e também tornar processos internos e externos mais eficazes.

Além disso, com a aplicação do RCA, torna-se muito mais fácil criar estratégias de negócio assertivas que prezem pela segurança, saúde, qualidade das operações, processos, manutenção e sistemas das estruturas, e também dos seus profissionais.

Viu só como uma simples análise pode ajudar muito na tomada de decisões? Para continuar aprendendo sobre análises como a RCA, assine a newsletter do blog do PontoTel e receba nossos conteúdos.

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Fonte: PontoTel

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